Sistem desain dan analisis method

Teknik Penemuan Fakta dan Penemuan Persyaratan

A. pengantar ke penemuan persyaratan

            Requirements discovery/penemuan persyaratan adalah proses dan teknik yang di gunakan oleh analis sistem untuk mengidentifikasi, menganalis, dam memahami persyaratan sistem.

            System requirements/persyaratan sistem  menentukan apa yang seharusnya dikerjakan oleh sistem informasi atau properti serta kualitas apa yang harus dimiliki oleh sistem. Persyaratan sistem yang menetapkan apa yang harusnya dilakukan oleh sistem informasi sering disebut juga persyaratan fungsional. Persyaratan sistem yang menetapkan properti atau kualitas yang harus dimiliki oleh sistem sering disebut  persyaratan nonfungsional.

            Jika persyaratan sistem tidak dilakukan dengan tepat, maka akibatnya adalah satu atau lebih dari hal berikut ini:

·         Sistem mengeluarkan banyak biaya dari yang di anggarkan.

·         Sistem di kirim lebih lambat dari yang di janjikan.

·         Sistem tidak dapat memuaskan ekspektasi pengguna, ketidak puasan itu menyebabkan mereka tidak menggunakannya .

·         Biaya pemeliharaan dan peningkatan sistem dapat sangat tinggi.

·         Sistem tidak dapat di andalkan dan terbukti error dan downtime.

·         Reputasipara staf IT dalam tim ternodai karena semua kegagalan, tidak peduli siapa yang melakukannya, akan di nilai sebagai satu kesalahan tim.

Dalam penentuan persyaratan sistem sangatlah penting untuk mengetahui kriteria berikut ini:

·         Konsisten – persyaratan tidak konflik atau ambigous.

·         Komplet – persyaratan menggambarkan semua input dan respons sistem yang mungkin muncul.

·         Kelayakan – persyaratan bisa dipenuhi berdasarkn sumber daya dan batasan yang tersedia.

·         Dibutuhkan – persyaratan yang benar-benar dibutuhkan dan memnuhi tijuan sistem.

·         Akurat – persyaratn dinyatakan secara benar.

·         Dapat dilacak – persyaratan secara langsung menuju kefungsi dan fitur-fitur sistem.

·         Dapat diuji – persyaratan ditentukan sehingga dapata di demonstrasikan selama pengujian berlangsung.

B. Proses Penemuan Persyaratan

Proses penemuan persyaratan terdiri dari aktifitas berikut:

·           Menemukan dan analisis masalah.

·           Menemukan persyaratan.

·           Mendokumentasikan dan menganalisis masalah.

·           Manajemen persyaratan.

a)    Menemukan dan analisis masalah.

Analis sistem, agar sukses, harus terampil dalam aktifitas analisis masalah. Untuk memahami analisis masalah lihat contoh berikut:

Seorang ibu membawa anaknya ke dokter karena anak itu sakit. Hal yang pertama yang berusaha dilakukan oleh dokter adalah mengidentifikasi masalah. Anak itu ternyata mempunyai gejala sakit telinga, demam, dan ingusan. Apa itu masalahnya? Ibu telah memberi dia obat untuk mengurangi sakitnya, tapi kondisi anak itu tidak kunjung membaik. Yang dilakukan ibu itu adalah menhilangkan gejala, bukan masalah riil.setelah memriksa si anak, dokter menyimpulkan bahwa ia menderita radang telinga, yang menjadi penyebab terjadinya gejala pada anak.

       Salah satu dari sekian banyak keslahan paling umum yang dilakukan oleh analis sistem yang belum berpengalaman adalah saat mereka mencoba menganalisis masalah dengan mengidentifikasi gejala sebagai sumber masalah. Hasilnya, mereka mendesain dan mengimplementasi solusi seakan-akan mereka telah menyelesaikan masalah sebenarnya atau meyebabkan masalah baru.

       Cara populer yang sering digunakan untuk menganalisis, mengidentifikasi, dan menyelesaikan masalah sering di sebut ishikawa diagram/diagram ishikawa yaitu sebuah alat grafis yang di gunakan untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi dan menggambarkan suatu masalah, sebab dan akibat dari masalah itu. Sering di sebut diagram sebab-akibat atau diagram tulang ikan(fishbone diagram) karena menyerupai tulang ikan.

b)   Menemukan persyaratan.

Sesudah memahami masalah, analis sistem dapat menentukan persyaratan. Agar analis sistem saat ini berhasil menentukan persyaratan sistem, mereka harus terampil dalam metode-metode efektif untuk mengumpulkan informasi-penemuan fakta. Fack-finding/penemuan fakta adalah teknik yang digunakan sepanjang siklus pengembangan, tapi sangat kritis dalam fase analisis persyaratan.

c)    Mendokumentasikan dan menganalisis persyaratan.

Mendokumentasikan draf pesyaratan analisis sistem menggunakan berbagai alat untuk mendokumentasikan penemuan awal mereka dalam bentuk draf.

Menganalisis persyaratan aktifitas penemuan fakta lebih sering menghasilkan persyaratan yang konflik satu dengan yang lain. Hal ini di dapat dari berbagai sumber yang berbeda-beda dan setiap orang memiliki pendapat dan keinginan sendiri terhadap fungsionalitas dan fitur sistem baru. Tujuan analisis persyaratan adalah untk menemukan dan memecahkan masalah dengan persyaratan dan mendapatkan kesepakatan untuk semua modifikasi guna memuaskan para stakeholder.

draf persyaratan berisi banyak masalah, seperti:

·           Persyaratan kehilangan(missing requerements).

·           Pesyaratan konflik(conflicting requerements).

·           Persyaratan ketidaklayakan(infeasible requerements).

·           Persyatratan overlapping(overlapping requerements).

·           Persyaratan ambigous(ambigous requerements).

Merumuskan persyaratan persyaratan sistem biasanya didokumentasikan dalam suatu cara yang resmi untuk mengkomunikasikan persyaratan kepada stakeholder sistem. Dokumen ini berfungsi sebagai sebuah kontrak antara pemilik sistem dan tim pengembangan tentang apa saja yang perlu disediakan oleh sistem yang baru.

Dokumen pernyataan persyaratan harus terdiri dari hal-hal berikut:

·         Fungsi dan layanan harus disediakan oleh sistem.

·         Persyaratan fungsional, meliputi fitur sistem, karakteristik, dan atribut.

·         Batasan, yang membatasi pengembangan sistem lain yang denganya sistem baru harus berantarmuka.

Contoh kesalahan yang dapat di temukan oleh analis sistem adalah:

·           Model sistem yang berisi kesalahn.

·           Kesalahan ketik atau  gramatikal.

·           Konflik persyaratan.

·           Persyaratan yang ambigous atau dinyatakan dalam bahasa buruk.

·           Kurangnya konfirmasi pada standar kualitas yang di perlukan untuk dokumen.

d)   Manajemen persyaratan.

Requerements manajement yaitu proses mengelola perubahan pada persyaratan. Manajemen persyaratan meliputi kebijakan,prosedur,  dan proses yang mengatur bagaimana perubahan terhadap suatu persyaratan di kendalikan.

C. Teknik Penemuan Fakta

          Teknik penemuan fakta adalah sebuah teknik yang di gunakan pada semua siklus pengembangan, tapi sangat penting dalam fase analisis persyaratan..

          ada tujuh teknik penemuan fakta yang umum di pakai, yaitu:

a)    Sampling terhadap dokumentasi, laporan, dan file.

Sampling adalah proses mengumpulkan sampel dokumen, form, dan record yang representif.

b)   Penelitian dan mengunjungi situs.

Penelitian adalah teknik yang sering digunakan berdasarkan studi terhadap aplikasi lain yang serupa. Dengan kemajuan cyberspacesaat ini, anais jarang harus meninggalkan meja kerja mereka untuk melakukan penelitian. Menjelajahi internet dan intranet via komputer personal dapat memberikan jumlah informasi yang tak terhingga.

c)    Observasi lingkungan kerja.

Observasi adalah teknik penemuan fakta di mana analis sistem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktivitas untuk mempelajari sistem.

Keuntungan dan kelemahan teknik obsrvasi:

keuntungan

·      Data yang di kumpulkan berdasarkan observasi dapat sangat reliabel.

·      Analis sistem dapat apa yang sebenarnya yang terjadi.

·      Obsevasi relatif tidak mahaldi banding teknik penemuan yang lain.

·      Observasi memberi peluang ke pada analis untuk elaukukan pengukuran kerja.

Kelemahan

·      Orang biasanya merasa tidak nyaman saat diawasi, mereka mungkin akan berlaku secara berbeda saat observasi.

·      Pekerjaan yang di observasi kemungkinan tidak memasukan tingkat kesulitan atau volume yang biasanya dialami selama periode waktu tersebut.

·      Beberapa aktivitas sistem dapat dapat terjadi saat yang tidak wajar, membuat penjadwalan menjadi tidak nyaman bagi analis sistem.

·      Tugas yang sedang di observasi adalah subyek utnuk berbagai tipe interupsi.

·      Bebrapa tugas mungkin tidak selalu di lakukan dengan cara seperti yang di observasi oleh analis sistem.

Petunjuk untuk mengasah ketrampilan observasi:

·      Tentukan siapa, apa, dimana, kapan, mengapa, dan bagaimana observasi itu.

·      Dapatkan izin mengobservasi dari superpisor yang berkepentingan atau manajer.

·      Informasikan siapa saja yang akan di observasi.

·      Tetaplah rendah hati.

·      Buatlah catatan selama atau segera setelah observasi.

·      Tinjaulah kembali catatan observasi dengan individu yang berkepentingan.

·      Jangan mengganggu individu saat bekerja.

·      Jangan fokus pada hal-hal kecil/sepele.

·      Jangan membuat anggapan sendiri/asumsi.

d)   Kuisioner.

Questionnaire/kuisioner adalah dokumen yang bertujuan khusus yang mengizinkan analis untuk mengumpulkan informasi dan pendapat dari responden.

Keuntungan dan kelemahan kuisioner:

Keuntungan

·      Kebanyakan kuisioner dapat di jawab secara cepat.

·      Kuisioner adalah alat yang secara relatif tidak terlalu mahal untuk mengumpulkan data dari sejumlah orang.

·      Kuisioner membolehkan individu untuk tidak mencantumkan namanya.

·      Jawaban dapat segera di tabulasikan dan di analaisa.

Kelemahan

·      Jumlah responden sering tidak terlalu banyak.

·      Tidak ada jaminan bahwa para responden akan menjawab ataupun memperhatikan semua pertanyaan.

·      Kisioner cenderung tidak fleksibel.

·      Tidak mungkin bagi analis sistem untuk mengobservasi dan menganalisis bahasa tubuh responden.

·      Sulit untuk menyiapkan kuisioner yang bagus.

Tipe-tipe kuisioner

·      Free format questionaire/kuisioner format bebas.

Kuisioner yang di desain untuk memberikan keleluasan kepada responden alam memberikan jawaban.sebuah pertanyaan diajukan, dan responden memberikan jawaban di tempat yang di sediakan sesudah pertanyaan.

·      Fixed-format questionnaire/kuisioner format tetap.

Kuisioner yang terdiri dari pertanyaan yang mengharuskan responden memilih satu jawaban dari beberapa jawaban yang telah ditentukan.

e)    Wawancara

Interview/wawancara adalah teknik penelusuran fakta dimana analis sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face to face.

Wawancara dapa digunakan untuk mencapai beberapa tujuan berikut: menemukan fakta, validasi fakta, kejelasan fakta, antusiasme, mendapatkan pengguna yang terlibat, mengidentifikasi persyaratan, menyatukan berbagai ide dan opini.

Teknik dan tipe wawancara ada dua:

·      Structured interview/wawancara terstruktur.

Wawancara dimana pewawancara mempunyai sekumpulan pertanyaan spesifik untuk di tanyakan kepada interviewee. Pewawancara meminta orang yang di wawancarai untuk menyajikan sebuah kerangka kerja dan mengarahkan percakapan.

·      Unstructured interview/wawancara tidak terstruktur.

Wawancara yang dilakukan hanya dengan satu tujuan atau topik dengan bebeapa, jika ada, pertanyaan spesifik.

Bagaimana melakukan wawancara

·      Memilih orang yang diwawancarai

·      Menyiapkan wawancara

·      Mengadakan / melaksanakan wawancara

·      Tindak lamjut wawancara

·      Mendengarkan

·      Bahasa tubuh dan proksemis

Keuntuangan dan Kelemahan Wawancara

Keuntungan :

·      Wawancara memberi kesempatan kepada analis untuk memotifasi orang yang diwawancarai untuk merespon secara bebas dan terbuka terhadqap setiap pertanyaan yang diajukan.

·      Wawancara memperbolehkan analis sistem memeriksa umpan balik yang masuk dari orang yang diwawancarai.

·      Wawancara memperbolehkan analisis sistem untuk menyesuaikanatau mngulangi pertanyaan yang sudah diajukan.

·      Wawancara memberi kesempatan kepada analis untuk mengobsevasi oarang yang diwawancarai dengan komunikasi non verbal.

Kelemahan :

·      Wawancara membutuhkan banyak waktu

·      Kesuksesan wawancara tergantung pada keterampilan human relation sianalisis sitem.

·      Wawancara tidak peraktis mengingat lokasi orang yang diwawancarai.

f)    Prototiping Penemuan

Discovery prototyping / prototyping penemuan adalah tindakan membuat refresentatif sekala kecil atau model kerja dari persyaratan pengguna untuk menemukan atau menguji persyratan tersebut.

Keuntungan dan kelemahan prototyping :

Keuntungan :

·      Memungkinkan para pengguna dan pengembang untuk bereksperimen denga perangkat lunak dan mengembangkan pemahaman bagaimana sistem bekerja.

·      Membantu menentukan kelayakan dan kegunaan sistem sebelum biaya pengembangan yang tinggi terjadi.

·      Berfungsi sebagai mekanisme pelatihan bagi para pengguna.

·      Membantu membangun rencana pengujian sistem dan skenario untuk digunakan pada akhir proses pengujian sistem.

·      Dapat meminimalisir waktu yang digunakan untuk penemuan fakta dan membantu menentukan persyaratan yang lebih stabil dan reliabel / andal.

Kelemahan :

·      Para pengembang mungkin perlu dilatih dalam hal pendekatan prototiping.

·      Pengguna dapat mengembangkan harapan-harapan yang tidak realistis berdasarkan perporma, reliabilitas, dan fitur-fitur prototipe.

·      Melakukan prototiping kemungkinan mengulur jadwal pengembangan dan menaikkan biaya pengembangan.

g)   Joint Requirements Planning

Joint Requirements Planning adalah proses yang dilakukan dengan mengadakan pertemuan kelompok terstruktur dengan tujuan menganalisis masalah dan mendefinisikan persyratan.

D. Starategi Penemuan Fakta

            Langkah-langkah Starategi Penemuan Fakta :

·      Pelajari dokumen-dokumen yang ada, form, laporan, dan file.

·      Jika penting, obserpasi sistem saat sistem bekerja.

·      Dengan sumua fakta yang telah terkumpul, buat dan sebarkan kuisioner untuk memperjelas hal-hal yang belum dipahami dengan baik.

·      Lakukan wawancara.

·      Buatlah prototipe penemuan untuk semua persyaratan fungsional yang tidak dipahami untuk persyaratan yang perlu dipalidasi.

·      Tindak lanjut.